KANCELARIA NOTARIALNA WASILKÓW
Poświadczenia notarialne
NOTARIUSZ WASILKÓW - POŚWIADCZENIA NOTARIALNE
Definicja czynności
Poświadczenie notarialne to czynność, w której notariusz urzędowo potwierdza pewien fakt lub stan prawny na żądanie klienta. Notariusz sporządza odpowiednią klauzulę poświadczającą na dokumencie lub w formie osobnego dokumentu, stwierdzając np., że określona kopia jest zgodna z oryginałem, że podpis na dokumencie złożyła określona osoba (poświadczenie własnoręczności podpisu), czy że dana osoba jest obecnie przy życiu (poświadczenie pozostawania przy życiu) albo że dokument został okazany w określonym dniu (data pewna).
Poświadczenia notarialne opierają się na art. 96-100 Prawa o notariacie. Mają one charakter dokumentu urzędowego i korzystają z domniemania prawdziwości – co oznacza, że np. poświadczona przez notariusza kopia ma taką samą moc dowodową jak oryginał w zakresie stwierdzonych zgodności.
Najczęściej spotykane rodzaje poświadczeń:
- Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z oryginałem dokumentu – notariusz potwierdza, że przedstawiona mu kopia (papierowa lub wydruk) jest identyczna z okazanym oryginałem dokumentu. Daje na kopii klauzulę, pieczęć i podpis. Taki odpis poświadczony przez notariusza można używać w obrocie zamiast oryginału (np. odpis dyplomu, dokumentu urzędowego, umowy). Wyjątek: notariusz nie poświadczy kopii dowodu osobistego, paszportu, legitymacji itp. – bo to dokumenty tożsamości, są inne regulacje. Tak samo odpis aktu stanu cywilnego – to wydaje USC. Generalnie poświadcza się kopie dokumentów typu świadectwa, dyplomy, odpisy KRS, akty notarialne itd.
- Poświadczenie własnoręczności podpisu – notariusz potwierdza, że podpis widniejący na dokumencie został złożony własnoręcznie przez konkretną osobę w jego obecności lub złożenie podpisu nastąpiło wcześniej, a osoba potwierdziła, że jest on jej. Taki rodzaj poświadczenia wykorzystuje się np. przy umowach sprzedaży udziałów w spółce z o.o., umowach zbycia przedsiębiorstwa, przy pełnomocnictwach pisemnych, które wymagają formy z poświadczonym podpisem, przy zgodach małżonka na rozporządzenie nieruchomością w formie pisemnej. Notariusz umieszcza klauzulę obok podpisu.
- Poświadczenie daty okazania dokumentu (tzw. data pewna) – notariusz stwierdza, że danego dnia okazano mu dokument. To przydaje się, by nadać dokumentowi datę pewną w rozumieniu prawa (art. 81 kc), co oznacza, że od tego dnia nikt nie może zaprzeczyć, że dokument istniał. W praktyce rzadko ludzie przychodzą tylko po datę pewną, ale czasem jest to element innego poświadczenia (np. poświadczasz podpis 5 lipca 2025 – to też daje datę pewną temu dokumentowi). Częściej bywa w formie wpisu do repertorium jak ktoś chce tylko datę.
- Poświadczenie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu – notariusz stwierdza, że dana osoba w danej chwili żyje albo przebywa tu i tu. To bywa potrzebne np. do wypłaty zagranicznej emerytury – niektóre państwa wymagają takiego certyfikatu życia. Osoba stawia się przed notariuszem z dokumentem tożsamości, notariusz sporządza zaświadczenie.
- Poświadczenie poprawności tłumaczenia – to rzadziej, bo notariusz nie jest tłumaczem przysięgłym, ale jeśli zna dany język to może sporządzić „poświadczenie tłumaczenia” (nie mylić z tłumaczem przysięgłym raczej, choć prawo o notariacie przewiduje możliwość spisania protokołu, że tekst w obcym języku jest zgodny z polskim). W praktyce raczej nie robi się u notariusza, tylko idzie do tłumacza.
- Inne poświadczenia – notariusze mogą też poświadczać np. zgodność odpisu elektronicznego z papierowym, wydruk z elektronicznego. Po wejściu dokumentów elektronicznych mamy np. poświadczenie wydruku aktu notarialnego elektronicznego (gdy notariusz wydaje papier z pliku – to taka szczególna operacja).
Skutki prawne
Poświadczenia notarialne nadają dokumentom specjalny status:
- Poświadczona kopia – ma moc dokumentu urzędowego w zakresie zgodności z oryginałem. To znaczy, w procedurach urzędowych czy sądowych przyjmują ją jak oryginał, chyba że zażądają wprost oryginału. Np. składając w sądzie załącznik – odpis notarialnie poświadczony jest okej. Ksero bez poświadczenia mogłoby nie być uznane.
- Poświadczony podpis – sprawia, że dokument nabiera wymogu formy z podpisem notarialnie poświadczonym. Np. umowa zbycia udziałów w sp. z o.o. musi taką formę mieć; poświadczenie notariusza czyni ją ważną w tej kwestii. Ponadto, taki dokument z poświadczonym podpisem jest pewniejszy – trudniej zaprzeczyć, że to nie twoja sygnatura. Notariusz stwierdzi w klauzuli tożsamość, więc nie wykręcisz się w sądzie, że to nie Ty podpisałeś.
- Data pewna – dzięki poświadczeniu, strony trzecie nie mogą kwestionować, że dokument nie istniał wcześniej. Przydaje się np. przy umowach najmu na czas dłuższy niż 5 lat (daje skuteczność względem następców prawnych), do umów pożyczek (by wykazać starą datę w razie sporu z komornikiem że wcześniej powstała wierzytelność etc.).
- Poświadczenie życia – to jest oficjalny dokument, który na przykład zagraniczny organ emerytalny wymaga co roku od emeryta za granicą. Banki zagraniczne czy ubezpieczyciele uznają go. Lepiej iść do notariusza niż do ambasady (chociaż konsul też może).
- Poświadczenia te nie zmieniają treści dokumentu – np. notariusz poświadcza podpis pod umową – nie czyni tej umowy notarialną, ona pozostaje umową cywilną, tylko podpis jest uwierzytelniony. Notariusz nie odpowiada za treść takiego dokumentu (może sygnalizować, jeśli coś rażąco bezprawnego, i może odmówić poświadczenia gdyby np. treść była oczywiście sprzeczna z prawem – choć przy poświadczeniu podpisu prawo nie nakłada na niego obowiązku wnikania w treść).
Tak więc poświadczenie to nie akt notarialny sensu stricto, ale ma pewne skutki dowodowe. W razie sporu co do oryginału, masz dowód, że jest zgodne.
Korzyści
Zalety korzystania z poświadczeń notarialnych:
- Uznawalność i zaufanie – dokument poświadczony notarialnie jest powszechnie akceptowany. Urzędy, sądy, banki – wiedzą, że notariusz to osoba zaufania publicznego, więc np. nie trzeba dostarczać oryginału cennego dyplomu; wystarczy notarialna kopia. Wygodne i bezpieczne (oryginał zostaje u ciebie).
- Oszczędność oryginałów – nie musisz ryzykować zgubienia czy zniszczenia jedynego oryginału przerzucając go między instytucjami. Możesz zrobić kilka poświadczonych kopii i rozdać tam, gdzie trzeba.
- Ochrona przed fałszerstwem – jak notariusz poświadczy twój podpis, trudniej by ktoś podrobił (bo musiałby podszyć się pod Ciebie w kancelarii). To chroni przed twierdzeniami „nie podpisywałem tego!”.
- Wymóg prawny – niektóre przepisy wprost wymagają, by dokument miał podpis notarialnie poświadczony albo datę pewną. Np. zgoda małżonka na zbycie nieruchomości udzielona oddzielnie – musi mieć podpis notarialnie poświadczony. Zawarcie umowy sp. z o.o. – jak zdalnie, to podpisy wspólników muszą być poświadczone. Więc notariusz jest tu konieczny.
- Zachowanie poufności oryginału – np. masz umowę z wrażliwymi danymi, a potrzebujesz ją dać do sądu. Możesz zrobić wyciąg poświadczony tylko z pewnych fragmentów, resztę pomijając. Sąd dostanie wyciąg notarialny – i tylko to zobaczy.
- Szybkość – czynności poświadczeniowe są zazwyczaj wykonywane od ręki, bez wielkich przygotowań. Nie trzeba sporządzać długiego aktu, format klauzuli jest standardowy. Więc wchodzisz i za parę minut wychodzisz z poświadczeniem (no, w zależności od liczby stron do poświadczenia – bo jak dokument ma 100 stron, to notariusz musi porównać każdą stronę z oryginałem, to zajmie czas).
Niedrogo – opłaty za poświadczenia są stosunkowo niskie, regulowane przez stawkę maksymalną za stronę (np. 6 zł + VAT za stronę kopii, 20 zł + VAT za poświadczenie podpisu standardowo).
tel: 575 115 621
e-mail: kancelaria@notariusz-wasilkow.pl
Wasilków ul. Grodzieńska 35
Poniedziałek: 11:00 – 17:00
Wtorek – Piątek: 9:00-15:00
Wymagane dokumenty
Zależy co poświadczamy
- Do poświadczenia kopii: oryginał dokumentu, który ma być poświadczony oraz jego kopia (notariusz może sam kserować w kancelarii, albo możesz przynieść już kopię – notariusz i tak porówna). Oryginał musi być czytelny i nieuszkodzony. Notariusz nie poświadczy z odpisu (bo to już pochodna) – no chyba, że to kopia z oryginału urzędowego, to wtedy poświadcza zgodność z tamtym oryginałem, a nie gwarantuje że tamten był prawdziwy (on to zakłada).
- Do poświadczenia podpisu: osoba składająca podpis musi przyjść z dowodem/paszportem i sam dokument, który ma podpisać lub jest podpisany. Dokument może być niepodpisany – złoży go przed notariuszem. Albo już podpisany – wtedy powie „to mój podpis”.
- Uwaga: dokument powinien być w języku polskim lub zrozumiałym dla notariusza, bo notariusz musi wiedzieć co poświadcza (zwłaszcza czy treść nie jest sprzeczna z prawem). Jeśli to w obcym języku, notariusz może odmówić poświadczenia podpisu, chyba że przyniesiesz tłumaczenie. Wielu notariuszy jednak poświadcza podpisy na dok. obcojęzycznych z klauzulą, że dokonano tłumaczenia.
- Dane personalne – w klauzuli notariusz wpisuje imię, nazwisko, PESEL podpisującego i adres. To z dowodu spisze.
- Do poświadczenia daty pewnej: dokument, który chcesz nadać datę pewną. Notariusz obejrzy, czy to nie sprzeczne z prawem.
- Poświadczenie zgodności wydruku z plikiem elektronicznym: jeżeli masz plik (np. PDF aktu notarialnego elektronicznego) i chcesz papieru, notariusz to robi używając systemu. Wtedy potrzebny plik na mailu lub pendrive, notariusz pobierze i wydrukuje. Też rodzaj poświadczenia.
Mini ściągawka: O czym należy pamiętać?
- Granice poświadczeń – notariusz nie poświadczy ksera dowodu osobistego (bo zabronione prawem), nie poświadczy kopii kopii (tylko z oryginału).
- Czytelność – jeśli oryginał dokumentu jest mocno poplamiony, zniszczony, notariusz może odmówić poświadczenia kopii, bo nie ma pewności czy wszystko widzi. Często bywa z starymi dokumentami z archiwum – mogą skierować do archiwum po nowy odpis.
- Dokumenty elektroniczne – coraz więcej dokumentów jest cyfrowych (np. KRS dostajemy w PDF). Notariusz może wydrukować PDF i poświadczyć jako wydruk z systemu teleinformatycznego, ma specjalną klauzulę i czerpie z tego, że PDF ma podpis kwalifikowany etc. Więc jak potrzebujesz papieru z e-dokumentu – idź do notariusza, on „uwiarygodni” wydruk.
- Bezstronność w poświadczeniu podpisu – notariusz nie ocenia treści dokumentu (chyba że zawiera oczywiste sprzeczności z prawem – wtedy może odmówić dokonania czynności notarialnej w ogóle). Ale generalnie nie opiniuje. Jeśli chcesz np. sprzedać udziały sp. z o.o., notariusz poświadcza Twój podpis na umowie – to nie jest gwarancja, że umowa jest dobrze napisana. Tylko podpis jest pewny.
- Ilość egzemplarzy – jeżeli potrzebujesz np. 3 kopie poświadczone, powiedz od razu – notariusz często może od razu zrobić 3 i każdą poświadczyć.
- Formuły – np. jak potrzebujesz poświadczenia podpisu i daty pewnej jednocześnie, powiedz – notariusz może ująć w jednej klauzuli i że stawiłeś się tego dnia (to daje datę pewną) i że podpisałeś. Albo dwie oddzielne.